På årets Digitaliseringskonferanse 2019 arrangert av Difi på Gardermoen Thon Congress Center - ville OneTeamGov vise at det finnes andre metoder og måter å møte hverandre på enn den vanlige konferanseformen - der én taler til mange. Vi ville la deltakerne få snakke sammen mange-til-mange.
Vår inspirasjon til opplegget kommer fra det globale OneTeamGov nettverket som har arrangert flere unconferencer både i England og i Sverige og deler åpent hvilke fremgangsmåter de bruker. Vi har fått hjelp med prosessutforming, design av deltakerkort, praktiske ting, spons av t-skjorter, og mye kompetansedeling fra frivillige som brukte kvelder og helger for å dra alt i havn.
Vi hadde begrenset med tid (idéelt sett ville vi hatt en hel dag til disposisjon) så vårt mål var ikke å identifisere og løse mange konkrete problemstillinger, men å få alle til å tenke gjennom hva de hadde hørt på konferansen og øve på å koble det til konkret handling. Vi visste at det ville bli krevende å omvende tankesettet og diskursen til å bli mer praktisk orientert på så kort tid. Likevel var det interessant å se gjennom resultatene og hva deltakerne var mest opptatt av.
Gjennomgående tema for konferansen var å bygge landet med data - men vi lurte på hva det betyr i praksis når alle går tilbake til sine kontorer?
Hvilken utfordring vil dere gjerne se løst?
Målet med spørsmålet “hvilken utfordring vil dere gjerne se løst” var å vise alle at vi gjerne har litt ulikt fokus i hverdagen og synes ulik utfordringer er viktigst og det må vi ta hensyn til når vi diskuterer konkrete tiltak. Vi kan være uenige fordi vi ser utfordringsbildet litt ulikt, eller andre ser veien til å løse utfordringene litt anderledes enn deg selv. Summen er uansett det viktigste - vi vil alle bidra til å nå målet.
Først ville vi illustrere en metode som er en blanding av impromptu networking og firehjørnersmodell. Vi ba alle om å beskrive én utfordring de aller helst ville sett løst først på en lapp, for så å prioritere utfordringene ved å utveksle lappene med andre deltakere i rommet 5 ganger, og gi en score fra 1-5 hver gang. Toppscore ble dermed opptil 25 poeng for de utfordringene folk i rommet syntes er viktigst å løse.
Det var ikke mange lapper med en score på 25, men det var én som var veldig tydelig: Deltakerne er opptatt av at departementene må samarbeide mer om fellesløsninger. Om det allerede samarbeides aktivt, så er det tydelig at det likevel ikke oppleves som at departementene eier digitaliseringsproblemstillingene nok i felleskap.
“Don’t bring policy and delivery closer together - make them the same thing
”
Vi i OneTeamGov ønsker at avstanden mellom politikkutformingen og praksis utforskes og utfordres. Det betyr at vi i større grad må involvere embetsverket i departementene, både med de som jobber i stat og kommune, men også med hverandre. Dette syntes vi var en klar oppfordring til å styrke bevissthet om adferd og samarbeid mellom forvaltningsnivåene. OneTeamGov Norge har som mål å involvere flere folk som jobber i departementene til meetups og unconferences.
Skal vi samarbeide må vi ha tillit til hverandre - og da må vi skape trygge møteplasser der man kan få være seg selv. Trygghet er gjerne fundamentet for godt samarbeid og medarbeidertilfredshet og utvikling sto sentralt i mange samtaler - om hvordan vi sørger for at engasjerte medarbeidere blir støttet på en god måte så de føler seg trygge. Først da kan man ha mot og utholdenhet til å stå i ubehag og endring. Samarbeid på tvers gir uttelling, dersom håndsutstrekningen mellom nye mennesker og fagområder støttes opp av ledere.
Lapper med total sum 23, hengt opp på en av veggene i rommet ved siden av ett av OneTeamGov sine prinsipper
“Digitale bobler” var resultatet av en arbeidsgruppe på unconference for OneTeamGov 12.juni 2019. “Nye” digi-medarbeider.
Den andre utfordringen som fikk full score var “å utnytte data bedre på tvers” og “lettere å dele data på tvers av sektorer” som både omhandler utfordringer ved å tilgjengeliggjøre data til andre, og å ta i bruk data som “eies” av andre sektorer. Utfordringen ble godt synliggjort på årets Digitaliseringskonferanse, men sier på dette nivået lite om hva man skal ta tak i, slik som kompetanse, kultur, lovverk, tekniske løsninger eller standarder. Her må vi nok ha mer tid til å diskutere utfordringsbildet i dybden. I England den 3.juli ble det for eksempel arrangert en #buraucracyhack (søk på twitter) der blant annet data governance var et tema som vi i Norge også kan utforske resultatene av i felleskap på en meetup.
Hvordan skal vi realisere strategien?
…spurte vi så om. Hva er et stort eller lite neste steg herfra? Hvem skal ta det steget? Vi stilte spørsmålet og ba alle om å reflektere over en måte å konkretisere Digitaliseringsstrategien som ble presentert på konferansen dagen før. Vi ønsket at alle skulle tenke gjennom flere konkrete startpunkter og at hvemsomhelst kunne ta tak i disse.
Inspirert av Oneteamgov Sverige sin unconference, så brukte vi en metode som heter 1-3-9 der hver enkelt først reflekterer over et svar, så samles man i grupper på 3 og tilslutt i en gruppe på 9. Vi improviserte der og da og lagde grupper på 6 for å lage flere grupper med ulike diskusjonstemaer. Alle gruppene samlet sine lapper på en felles plakat som fasilitatorene delte ut og samlet input på.
#mikrohandling - Hva kan DU begynne å gjøre i morgen for å realisere ambisjonene vi har løftet frem i dag?
Etter å ha diskutert i grupper hva man trodde det var lurt å ta tak i for å realisere strategien, skulle alle reflektere over hva de selv kunne begynne å gjøre når de kom tilbake til kontoret dagen etterpå.
Vi måtte erkjenne at det ER vanskelig å bli konkret nok - og derfor er dette øvelser man bør gjøre oftere. Det er essensielt at vi spør og former konkrete tiltak til et format som gjør at handlingen er intuitiv å utføre og at det er opplagt hva den fører til. Det krever øvelse, og med øvelse blir man mester!
“Mikrohandling skaper makrohandling!”
Tilsammen skrev mange ned mikrohandlinger på sine deltakerkort - som de tok med seg hjem og forhåpentligvis fulgte opp med en “makker” de skulle finne seg i salen. Vi har derfor ikke alle disse samlet, men ser gjerne at flere poster det de skrev i kommentarfeltet her eller på Twitter med hashtag #mikrohandling.
Noen av de mer konkrete handlingene som ble nedtegnet:
Inkludere oneteamgov-prinsippene i stillingsutlysninger
Oppfordre til hospitering
Invitere eksterne inn i diskusjoner
Lete enda mer bevisst etter drivere / ressurspersoner i kontoret som kan hjelpe meg med å spre entusiasme rundt og endre arbeidsmetodene i takt med nye digitale løsninger
Ta initiativ til fast tverrfagleg stand-up
Adressere kulturutfordringen eksplisitt. Digitalisering handler om mye mer enn teknologi,jf. Betydningen av endringsledelse, endringsvilje og kommunikasjon
Definer livshendelsene i min virksomhet - Walk the talk
Gi rom for å utfordre etablerte sannheter - "freidighet". Gi handlingsrom for medarbeidere!
Alt-i-alt: Vi syntes entusiasmen i rommet var fabelaktig! Det var kremen av kremen som satset, ble med på eksperimentet og som vi håper vil bære denne entusiasmen videre ut til sine nettverk og arbeidsplasser.
Del din #mikrohandling via Twitter og følg gjerne @oneteamgov.microaction