Den 24.4.2019 samlet Asker kommune i samarbeid med OneTeamGov Norge omtrent 60 engasjerte individer fra både kommuner, statlige virksomheter, store og små private organisasjoner. Hvorfor?

Hvorfor er vi her? Noen er nysgjerrige, en vil løfte et viktig spørsmål, en annen vil dele sin erfaring.

Invitasjonen lød slik: «Vi i Asker kommune jobber med konseptet MinSide for innbygger, i likhet med mange andre kommuner, og vi vet at noen allerede har gjort innsiktsarbeid og har interessante ideer til løsning. Vi trenger ikke å finne opp kruttet selv og vil gjerne samarbeide for å finne de beste løsningene på tvers av fag og sektorer.

Vi lagde en tverrfaglig problemløsningsworkshop og inviterte noen kommuner spesielt, i tillegg å legge ut en åpen invitasjon til ildsjeler med gode ideer!

Vi ønsket å bygge videre på disse punktene:
* Data om innbyggeren – hva vet kommunen om meg? En samlet oversikt gir tillit, innsyn og kontroll fra en innbyggers ståsted.
Proaktive tilbud og god informasjon:
* Asker kommune bruker den kunnskapen den har om sine innbyggere til å gi målrettet informasjon om for eksempel aktuelle tjenester, tilbud og frister.
* Foresatte og pårørende skal få digital informasjon og tilbud ut fra livsfase.
* God og relevant informasjon, råd og veiledning om rettigheter, plikter og tjenester skal være digitalt tilgjengelig uavhengig av mottakers utstyr og plattform.
* Det skal være tilrettelagt for innsyn og sammenligning av resultater, kvalitetsmålinger og statistikk for kommunale tjenester.
* Det skal legges til rett for medvirkning i for eksempel plansaker.

Vi vil lage en løsning som reflekterer behov og ikke dagens byråkratiske system. Asker kommune har som strategi å gjenbruke nasjonale fellesløsninger og data, men vi må tenke på hva folk og forretninger trenger og vil ha.

«Mange tanker har blitt tenkt om temaet tidligere, og det var et sterkt ønske å få nytt engasjement inn i prosjektet. Derfor var det en perfekt match å bruke nettverket til oneteamgov (OTG) for å invitere nettopp de med sterk interesse i å forandre offentlig sektor sammen med de som jobber med dette til daglig.»

Derfor ønsket vi i fellesskap velkommen til en åpen dag der kommuner, leverandører og ildsjeler kan møtes til en uformell såkalt «unconference».

Mange kjente og nye ansikter dukket altså opp kl 10 i Asker Kulturhus og de ble umiddelbart satt i gang med å skrive sine navnelapper. Tusen takk spesielt til Elise, Anne-Berit, Stine og Jan Helge, som har vært til enorm hjelp for å få alt til å fungere som smurt.

Hva skulle vi møtes for snakke om? Spørsmål for dagen

Spørsmål for dagen – våre burning questions formulert for å trigge folk, men ikke styre hva de skal snakke om.

Hvordan gjorde vi det?

De 7 prinsippene i OneTeamGov skapte gjenklang i Nettprosjektet i Digitale Asker som sammen med andre prosjekter representerer en fremoverlent kommune. Asker syntes de var gjenkjennelige og inkluderende og kan stå bak hvert eneste ett.

Metodikken er basert på en «unconference» der agendaen skal være deltakerstyrt og vi brukte en open space tilnærming for å få frem temaene det skulle snakkes om. Open Space baserer seg på at agendaen settes av deltakerne og ikke en komité i forkant. Vi modererte metodikken litt underveis og snekret det litt sammen for anledningen siden vi hadde et konkret tema vi skulle snakke om, men ville ikke styre utfallet for mye. Felles presentasjoner i plenum ble satt opp for å gi alle felles innføring i metoden siden vi ikke hadde mange fasilitatorer som kunne veilede hver gruppe.

Vi rådførte oss med både OTG i Sverige og andre fagmiljøer, som har brukt metodikken for å få spesifikke råd om blant annet hvordan vi skulle få til å etablere grupper uten at de møtte for mange folk de kjente fra før. Takk til Jan Helge Luth for supert tips om å fargekode navnelappene for å få dette til.

Vi dekorerte veggene med de 7 prinsippene, innsikt vi hadde mottatt fra deltakerne på forhånd, en agendavegg, programmet for dagen, trivelsregler, «loven om to føtter» og sommerfugler.

Innsikt om brukerne og erfaringer fra kommunenes arbeid med MinSide:

Sånn gjennomførte vi dagen

Rommet var rigget for engasjement med fargerike ballonger, tusjer og «to føtter» på veggene. Vi ønsket en uformell stemning og et fokus på at alle stilte opp med hele seg selv.

Deltakerne måtte skrive sin egen lapp med fornavn og noen ord om hva deres drivkraft var. I tillegg hadde vi merket hver eneste lapp med enten en rød trekant, blå firkant eller grønn sirkel.

Programmet for dagen

Etter inspirerende «heliumsvelkomst» av Ragnar Husum, tok Pia over ordet og satte stemningen. Med fokus på å være tilstede med hele deg selv, tørre å tro på forandring og snakke empatisk ærlig med hverandre, gikk vi i gang med dagen.

Innholdet for dagen blir skapt av alle

Alle deltakerne skulle få foreslå temaer de mente var de viktigste temaene å snakke om. Vi brukte 1-3-6 metoden for å første samle inn individuelle tanker og ideer, som så ble diskutert i grupper på 3 og deretter i grupper på 6. De skulle finne hverandre som gruppe ved hjelp av fargede ikoner på navnelappene. Tre ulike ikoner dannet én gruppe og totalt ble de 20 grupper.

Etter en rask presentasjon av alle deltakernes forslag, så lagde de en prioritert topp 3 liste. Deretter dannet de en gruppe på 6 som igjen presenterte sine forslag for hverandre og lagde en prioritert liste over topp 4 temaer. De var 10 grupper på 6.

Så gikk de i gang med «pitch og presenter».

En representant fra hver gruppe pitchet prioritet nummer 1 i gruppa for alle i plenum og lappen ble hengt opp på agendaveggen. Dersom et tema var overlappende med andre teamer, ble lappene samlet på agendaveggen under ett tema. Deretter gjorde vi tilsvarende pitche-runde for prioritet nr 2 i alle gruppene.

De resterende lappene (pri 3) ble hengt opp nederst på agendaveggen og alle fikk stemme på en lapp ved å gi den en «prikk». Lappen med flest stemmer ble foreslått som eget tema for en gruppe.

Arbeidsøkt I

Deretter valgte alle ett nytt tema og gikk til det merkede grupperommet. I arbeidsgruppene ble de oppfordret til å innlede dialogen med å fortelle om sin drivkraft, altså hva de brant for og hvorfor, slik de hadde skrevet på navnelappene sine da de registrerte seg. Hver gruppe skulle peke ut en timekeeper og en som var ansvarlig for å notere.

Hver gruppe måtte fylle ut et oppsummeringsark der hensikten var å dokumentere for ettertiden ved å diskutere omkring følgende spørsmål:

Viktige ting vi kom på og fikk innsikt i
Hvordan jobber vi over grenser og mellom aktører for å kunne fokusere bedre på innbyggernes behov?
Hvordan kan vi i gruppen ta med det vi lærte til f.eks til andre fora allerede «imorgen»?

Etter 50 minutter med intens diskusjon i arbeidsgruppene, samlet alle seg i plenumsrommet og vi hadde en spontan runde ved agendaveggen for å snakke litt om forslagene som hadde blitt diskutert i gruppene i runde 1. Mange syntes at det hadde vært spennende diskusjoner, men at det var vanskelig å bli konkret.

Noen av refleksjonene de hadde gjort seg i arbeidsøkt 1 bygde på temaer de allerede hadde satt opp på agendaveggen for runde 2, og vi plasserte noen av disse refleksjonene innunder temaene for neste arbeidsøkt. Alle fikk kikke og reflektere over temaene på oppsummeringsarkene på agendaveggen.

Arbeidsøkt II

Vi innledet med en plenumsseanse for å presentere «Verksted-konseptet» som en måte å konkretisere det arbeidsgruppene snakket om. Vi minnet om dagens spørsmål, og målet med å være konkrete og alle gikk til en ny gruppe med nytt tema.

Gruppene jobbet intenst med å konkretisere ideer og forslag

Etter 45 minutter samlet vi alle i plenum til en siste runde ved agendaveggen der alle i gruppene kom frem og presenterte kort hva de kom frem til av konkret praktisk handling for temaet de hadde diskutert. Det var så gøy å høre at alle gruppene hadde sagt hvem og når og hvordan aktiviteter skulle gjøres!

Og nå er du sikkert spent på hva vi snakket om!

Resultater runde 1:

Resultatet fra oppsummeringsarkene fra dagen inneholdt mange gode temaer og innfallsvinkler.

Arbeidshypoteser i runde 1 som ble diskuterte var:

– Hvordan kan vi påvirke «leverandører» av data til felles utnyttelse?

– Hvordan kan vi gjenbruke erfaringer fra økosystemet og samarbeide for bedre løsninger?

– Hvordan gi lett tilgang til dine tjenester og dine data?

– Hvordan etablere en helhetlig brukerreise fra vugge til grav?

– Hvordan gjøre det enklere for brukerne å bli hørt?

– Hvordan kan digitale løsninger gjøre det lettere for innbyggere å delta i utviklingen av samfunnet

– Hvordan kan man involvere innbyggere, frivillige og næringsliv slik at de blir aktive?

– Hvordan engasjere innbyggerne?

– Hvordan skal vi gjøre Min Side så enkel som mulig?

– Sømløs livsløpstjenester med innbyggeren i sentrum

Resultater runde 2:

I andre runde ble det gjort en gode del konkretisering av aktiviteter i andre runde.

Spesielt ett verksted listet opp flere handlinger som vi vil trekke frem.

MÅL: Klarere roller og ansvar mellom offentlige aktører i både stat og kommune

Etablere en ny digital infrastruktur (gjerne basert på de eksisterende) som åpner for kommunal innovasjon og samskaping

SPØRSMÅL: Hva skal til for å kunne utnytte økosystemet – «summen av helheten større en enkeltdelene»

På bakgrunn av resultatene fra dagen skulle alle skrive ned egne #mikrohandlinger som de kunne gjøre når de kom tilbake på kontoret dagen etterpå. Dette er forslagslisten folk hadde for å gjøre en #mikrohandling:

Dele mer med andre
Sende mail til hei@oneteamgov og bli del av nettverket
Utforske forskjellige etablerte MinSide løsninger for inspirasjon
Foreslå Min Side forelderrollen til Elverum kommune
Høre mer om Altinn/Fiks fra Erlend
Avtale møte med Oslo kommune for å dele kunnskap angående Min Side
Skaffe oversikt over dagens bruk av Min Side
Ta kontakt med de personene jeg har møtt i dag og utveksle tanker/ideer
Sette av en time per uke til å treffe leverandører
Finne ut hvordan jeg kan komme i kontakt med de flinke folka
Holde kontakt med de andre kommunen ifm eksperiment proaktiv meldinge sammenslåing kommune
Melde meg inn i OTG
Slackgruppe
Sende e-post til BAD ( Bærum, Asker og Drammen)
Involvere kolleger i tanker vi har om digitalisering
Skrive e-post til hei@onteamgov.no for å bli med på Slack
Følge med på One team gov og være med på fremtidige meetups
Ta initiativ til samhandling og knytte eksisterende nettverk i større grad
Mer agilt fokus i alle prosjekter
Ta del i «innsiktsbank»-ideen og bidra til å drive det videre -> første steg SLACK
Ut og snakke med digitaliseringsprosjekt i kommunene
Sende mail til KS angående delingsplattform – infrastrukturen som er under etablering
Dele med interne folk
Invitere til kompetansedeling
Kommuner publisere i Asker sin Komminn.no
Bli med i OTG meetup og slack
Holde kontakt med gruppe1
Oppfølging av arbeidsgruppe -> workshop
Bli med i Komminn.ks

Som en avslutning på en fantastisk dag med engasjerte folk og mye innsikt – brukte alle 15 minutter på å reflektere over hva de hadde lært og hva de ville ta med seg fra dagen – og skrev personlige refleksjoner:

Kudos til OTG! Godt metodeverk for å få frem mye på kort tid.
Behovene samsvarer og har sammenheng
Det er vanskelig å dele tro(?) så alle har samme forutsetning å forstå
Kan OTG etablere felles Dropbox eller OneDrive?
Det enkle er det beste, Slack eller Dropbox som samhandlingsplattform
Samhandling er viktig for mange – samhandle mer!
Burde deltatt flere digitale leder her for å kunne komme i gang rakt.
Det finnes masse kunnskap og ønske om å dele den
Hvem kan samarbeide for å dele digitale løsninger?
Ble kjent med masse flinke og engasjerte folk
Fikk snakke med flere og vi ble enige om meste møte/dialog videre
Fått mye konkret ut av dagen – som kan jobbes videre med
Jeg lærte at andre kommuner sitter på masse innsikt og ideer som vi kan bruke i Oslo kommune
Dele innsikt for å avdekke oppgaver som kan løses felles (deling mellom kommune)
Imponert over folks engasjement og kunnskap!
Viktig med tverrfaglige grupper slik at man får ulike perspektiver
Bra arrangement! Godt å oppleve at det er mye vilje blant fagfolk til å skape noe nytt!
Det myldret av gode ideer!
Meget bra å møtes til nettverkssamling – ha faste kvartalsmøter
Flere fra Difi, Nav, Regjeringen.no, KS burde vært med
Invitere leverandører som er store og som vi benytter
Altfor menge gode ideer strander i en «tradisjonell» anskaffelse
Brukers behov
Svært mye nyttig læring

Grand Slam!

Ole Kristian Tangen var midtpunktet i sirkelen og hadde en inspirerende oppsummering av dagen og reisen flere av deltakerne har vært med på fra 2006 da «Min side» første gang ble introdusert. Dette var også en erkjennelse av at nå må det skje noe som skaper endring – og hvem skal ellers begynne den reisen – annet enn de som var tilstede her?

Hva lærte vi som arrangerte dagen?

Noe av det viktigste er å lære av det vi gjør. Tematisk fikk vi mye interessant innsikt i felles utfordringer og konkrete ting vi bare kan begynne å gjøre alle sammen. Vi lærte også noe konkret bare av å arrangere denne dagen.

Viktige temaer og innsikter

Mye fokus på data – nesten uansett hva som var vinklingen inn, var problemet tilgang til og bruk av data. Særlig med fokus på at kommuner sitter på mange eldre fagsystemer som verken har API´er eller er skalert for å tåle mange kall. Mye av diskusjonen handlet om arkitektur og standardisering, og som da er naturlig, men i denne konteksten viktig å se i sammenheng med innbyggerne, slik at man ikke tenker på løsning på et for tidlig tidspunkt. Innbyggernes behov var satt i fokus fra starten, men ble litt glemt underveis. Det erkjente alle sammen, så det var et læringspunkt for alle.

Å være mer visuelle når vi kommuniserer var også en gjenganger som mange tok med seg tilbake hjem. Dette vil bli svært interessant når man snakker om blant annet MinSide og hvordan vi presenterer relevans og sammenhenger for en innbygger eller næringslivsdrivende.

Utvalgte #mikrohandlinger

Å ta ansvar er første steg til å gjøre nye handlinger. Vi kan ikke lenger vente på at andre gjør noe, det må man gjøre selv. Derfor synes vi at mikrohandlingen «Ta del i «innsiktsbank»-ideen og bidra til å drive det videre -> første steg SLACK» var en skikkelig bra mikrohandling. Her har noen sagt «dette tror jeg så mye på at dette må skje og det vil jeg bidra til». Da skjer det også ofte noe. Vi følger spent med på ideen og følger den opp på OTG-slacken.

Det er vanskelig å være konkret som sagt, men en annen av våre favoritt-mikrohandlinger var å «Foreslå Min Side forelderrollen til Elverum kommune», som minnet flere av oss i OTG om en frokostmeetup tidligere i vinter der noen fra NAV dro tilbake på kontoret og spurte hvilke feedbacklooper som fantes for registre som NAV forvalter. Det er en så konkret sak at det fører til en konkret oppklaring umiddelbart. Dette er et eksempel på at man blir bevisst på saker som man kanskje tar for gitt eller som man tror allerede finnes eller er tenkt på.

En annen flott bevisstgjøring som skjer på en unconference når både startups, store private leverandører og kommuner er samlet, er at økt dialog er nyttig for alle parter. En innsikt i at man må snakke med leverandører for å vite hva som tilbys der ute er kjempeviktig. «Sette av en time per uke til å treffe leverandører» er derfor en annen av våre favoritter fra dette eventet og som vi er nysgjerrige på om følges opp og hvordan det oppleves. Kanskje noen flere ønsker å gjøre tilsvarende, kanskje samtidig for flere kommuner eller i en utvidet dialogkonferanse/fast presentasjonsseanse for leverandører der flere kan komme og lytte?

Dersom du leser dette og har testet en av disse ut, skriv gjerne til OTG og bidra med en kort bloggpost om din opplevelse av å teste ut denne mikrohandlingen #minendring. Husk at vi lærer når vi prøver nye ting.

Våre lærdommer til neste gang

Vi hadde ikke anledning til å lære opp mange fasilitatorer, så vi kjørte helt selvorganiserte arbeidsgrupper. Det fungerte helt greit i de fleste tilfeller, men vi hadde nok fått mer konkrete forslag fra arbeidsgruppene i første runden med fasilitatorer som er gode på nettopp dette. En dyktig fasilitator hjelper også til med å holde fokus. Hadde vi hatt muligheten til å ha fasilitatorer på alle gruppene, så hadde vi gjort det, så neste gang må vi har tid til å rekruttere inn noen frivillige til det og kjøre et formøte for å guide de gjennom hva som kreves av rollen.

Å dokumentere er en sentral del av det å jobbe åpent og positivt. Andre skal kunne ta del i våre lærdommer når vi har hatt OTG-møter. Det krever litt trening i praksis for å gjennomføre på en nogenlunde effektiv måte. Hadde vi hatt fasilitatorer hadde vi hatt noen som kunne bistått med oppsummeringene fra gruppene, men vi tok bare bilder av alle post-its og plakater for å dele disse. I ettertid ser vi også at vi kunne ha filmet felles oppsummering i plenum foran gridden/agendaveggen så hadde oppsummeringen vært enda enklere. Dette er vår dokumentasjon på hva som skjedde og som vi nå deler med deg.

Vi var fornøyd med, og følte vi traff godt på de overordnede spørsmålene vi stilte for dagen. Vi hadde stort fokus på gode «burning questions» som var åpne nok, startet med «hvordan» eller «hva skal til», slik at vi ikke skulle styre samtalen for mye i en viss retning. Det er utfordrende å ikke bli førende for samtalen slik en programkomité kan bli. Poenget var jo at deltakerne som kom skulle få bidra med nettopp det de syntes var det viktigste å snakke om.

Når mange med ulike perspektiver samles, kan det være vanskelig å gjøre meningene sine konkrete. Det ER nemlig vanskelig å gjøre ting veldig konkret.

Det aller viktigste Asker kommune har tenkt å gjøre noe med – er at vi skal invitere flere innbyggere til en lignende dag. For å få frem upåvirkede tanker om hva virkelig oppleves som behov eller fange ideer til spennende løsninger, så vurderer vi å holde en ren innbygger-unconference. Stay tuned.

Alle de som var tilstede sa at det var nyttig å få snakket sammen på tvers av sektorer, fagområder, roller og linjer. Nå må vi holde det gående uten at hverdagen tar oss alle sammen. Hvis alle bidrar, blir ingen enkeltindivider en propp, men vi holder fremdriften med å gjøre nye ting sakte med sikkert i gang.

Vi håper dere føler dere inspirert. Bli gjerne med i nettverket Oneteamgov og delta på meetups, lean coffee og bidra som frivillig med det du føler du kan bidra med.